EL SECRETARIO ADMINISTRADOR

Daniel Loscertales Fuertes -Presidente de SEPIN y abogado-

Creo muy importante aclarar las funciones del #Secretario y #Administrador a tenor de la Ley de Propiedad Horizontal, aunque lo normal es que este último ostente ambos cargos en casi todas las #Comunidades, en bien de las Fincas y de los propietarios, pero lo cierto es que muchas veces se confunde y se llevan a cabo actuaciones o comunicaciones en nombre de uno de ellos, para cuestiones que no tienen capacidad, sobre todo si solo ostentaran uno de los cargos. En estas notas se pretende aclarar y definir lo que la misma Ley de Propiedad Horizontal establece para cada uno de los citados.

El SECRETARIO

—Art. 9, apartado 1, letra h)

Es al Secretario y no al Presidente o Administrador -salvo que igualmente ostenten dicho cargo- a quien hay que indicar el domicilio en España para Juntas, comunicaciones, etc.

— Articulo 13, apartado 5

El nombramiento de Secretario debe hacerse siempre en Junta General, por simple mayoría, teniendo en cuenta que no cabe la designación directa por el Presidente en ningún caso, sin perjuicio de que, en casos excepcionales, pueda contratar temporalmente a una persona, pero siempre pendiente de lo que decida la Junta al respecto, aunque naturalmente le puede facultar para ello. En otro caso, salvo que los Estatutos dispongan otra cosa, este cargo corresponderá al Presidente, que acumulará ambos..

—Artículo 13, apartado 6

Los cargos de Secretario y Administrador podrán ser ejercidos por cualquier propietario, pero si se opta, como es normal, por una designación de persona ajena a la Comunidad, deben tener la “cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones” ¿Quiero esto decir que no cabe designar a un profesional que no sea administrador Colegiado? La contestación debería ser categóricamente afirmativa, pero no siempre se ha admitido así por los Tribunales, aunque la reciente Sentencia del Tribunal Supremo, Sala 3ª, de 8 de noviembre 2016, hace unas consideraciones que clarifican bastante esta cuestión, a favor de la Colegiación obligatoria.

En este precepto se añade “las corporaciones y otras personas jurídicas”. Sobre las primeras hay poco que decir, pues son o pueden ser los propios Ayuntamientos, Consejerías de las Comunidades autónomas, viviendas militares, etc., por ser construcciones hechas por estos organismos, aunque cada día son menos.

En cuanto a las “personas jurídicas” es una cuestión que no se ha aclarado, pues este precepto solo hace referencia “en los términos establecidos en el Ordenamiento Jurídico”. ¿Y cual es este? Porque las Leyes que contemplan cualquier tipo de sociedad no deben ser aplicadas, según mi criterio, únicamente a aquellas donde la razón social sea la de actuar como Secretario-Administrador en Comunidades de Propietarios. Y digo más, siempre que, por lo menos, el Consejero Delegado o el Administrador de la Sociedad tenga el Título correspondiente y esté dado de alta en el Colegio de su demarcación.

— Artículo 13, apartado 7

Los nombramientos de los órganos de gobierno, incluyendo a tal efecto el Secretario, se harán por UN AÑO, pero la Junta puede cesar a cualquiera de ellos antes del vencimiento.

Si se trata del Presidente o de cualquier otro cargo no remunerado no hay problema alguno, salvo que el interesado impugne judicialmente el acuerdo en base al art. 18 de la LPH,, facultad que carece el profesional no propietario, pero éste sí podrá pedir indemnización cuando el cese no tenga justificación en cuanto a la negligencia de la actuación del mismo. Ese pago está admitido por la jurisprudencia, siempre que a dicho profesional no se le pueda imputar alguna actuación contraria a los acuerdos de la Junta o en perjuicio de la Comunidad.

—Art. 16, apartado 2

El tema es importante porque generalmente la convocatoria la firma el Secretario y/o Administrador, que no tienen competencia para ello, por lo tanto es muy conveniente y necesario que en la misma se haga constar siempre algo así como “….siguiendo instrucciones del Presidente, convoco a la Junta general……”, indicando el Orden del día y demás requisitos, entre ellos los propietarios morosos que no podrán votar si siguen en la misma situación en la fecha de la reunión, a tenor del art. 15.

Conviene señalar que también se puede convocar Junta si es requerido por la cuarta parte de los propietarios o el 25% de las cuotas, ya que cuando reúnen estos requisitos tienen la misma facultad que el Presidente. Es decir, que el Secretario/Administrador no necesita pedir permiso al primero, pues, como se indica, la competencia para convocar Juntas es igual en un caso como en otro. Es más, debe colaborar de la misma manera y convocar con todos los requisitos, indicando, eso sí, que se hace siguiendo las instrucciones de ese número de propietarios o cuotas que la Ley establece, aunque sea conveniente que, por respeto y consideración, informe al Presidente, pero sin que éste tenga facultad de anular esta convocatoria..

Art. 17, apartado 8

Es al Secretario a quien corresponde remitir las Actas a todos los propietarios, con especial cuidado a los “ausentes” de la Junta, buscando tener constancia de la recepción, a los efectos de contar el plazo de 30 días que establece dicho precepto para que se haga constar la disconformidad, teniendo claro que el comunero que no conteste en dicho plazo está a favor del acuerdo de la Asamblea.

Art. 19, apartado 3

Quien firma las Actas, junto al Presidente, es el Secretario y no el Administrador, salvo, como es normal, que ocupe ambos cargos.

Art. 19, apartado 4

Igualmente es al Secretario a quien corresponde guardar los Libros de actas y demás documentación de la Comunidad. El precepto no señala específicamente cuales son, únicamente indica “que sean relevantes de las reuniones”. La pregunta surge sola ¿las cuentas, los justificantes de pago, etc., los debe guardar el Secretario? La contestación es negativa, entiendo que corresponden al Administrador, como luego veremos en los comentarios al art. 20. En todo caso, insisto en la conveniencia de que ambos cargos recaigan en la misma persona.

Art. 21, apartado 2

Es el Secretario quien debe certificar el acuerdo de la Junta sobre la deuda de los morosos.

Aquí se recomienda que en dicho acuerdo se exprese con cierto detalle los distintos recibos que componen la deuda, no por cada unidad, pero si por conceptos, por ejemplo, tantos recibos de x Euros de los meses que corresponda de cuota ordinaria y, en su caso, igualmente las derramas que se han pasado en concepto de extraordinarios.

EL ADMINISTRADOR

Se tiene por repetido todo lo dicho en los anteriores preceptos si ocupa también el puesto de Secretario, indicando, una vez más, la conveniencia para la propia Comunidad y para el profesional de que para ambos cargos sean designados la misma persona…

Art. 20, apartado a). No tiene competencias el Administrador para “hacer” por su cuenta obras, reparaciones, etc., salvo que esté autorizado por la Junta como se indica en el apartado f), pero si estar muy pendiente de la situación de todos los servicios comunes. El precepto también indica que cuando corresponda hacer las “advertencias y apercibimientos a los titulares”, pero ello debe solo cuando una actitud sea claramente contraria al respeto a los elementos generales de la Finca o en contra de otros comuneros, pero este último caso siempre con la cautela para que no se ponga claramente a favor de uno de ellos, pues las sanciones o procedimientos, en su caso, corresponden al Presidente, partiendo de lo que establezca la Ley en cada caso y en la mayoría de los casos con la previa decisión de la Junta de Propietarios, sin perjuicio de que el Administrador debe informar de la situación real y si es posible de las consecuencias materiales y jurídicas.

Art. 20.apartado b). En una competencia clara y de las más importantes del Administrador, concretamente hacer las cuentas y llevar un Presupuesto bien elaborado para su presentación a la Junta de Propietarios, aunque siempre es conveniente que se presente antes al Presidente saliente y, si se conoce, al entrante, pues este último sería quien tendrá que dar las ordenes oportunas.

Art. 20. apartado c). Se trata de atender a la “conservación y mantenimiento” de la Comunidad, pero dejando claro que no tiene competencias para ordenar obras, salvo en supuestos urgentes. En todo caso, esta obligación supone que hay que acudir a la Finca con relativa frecuencia para conocer la situación de los servicios y elementos comunes y tener contacto frecuente con el Portero, conserje, etc., caso de que los haya. Si estima necesario o conveniente la necesidad de obras, reparaciones, etc. siempre es aconsejable que el aviso al Presidente se haga por escrito, si es posible con firma receptiva de este representante legal, a fin de evitar de que luego niegue el conocimiento y se acuse de negligencia al Administrador.

Art. 20, apartado d) También debe ejecutar los acuerdos de la Comunidad en materia de “obras”, naturalmente haciendo los cobros y pagos que correspondan, por supuesto dentro de los limites de las derramas aprobadas en la Junta. No obstante, a efectos de pagos, en la mayor parte de los casos las cuentas corrientes o cualquier otro sistema de depósitos bancarios tiene que contar con la firma del Presidente por lo que habitualmente se necesita de su colaboración. Si por cualquier circunstancia éste no quiere firmar hay que pedirle una nota por escrito, para evitar su propia responsabilidad..

Art. 20. apartado e) Cumplir con todas las instrucciones y ordenes que le hagan constar en la Junta, aunque hay que dejar claro que ello solo será válido si luego externamente esa autorización es suficiente., Por ejemplo, no puede representar judicialmente a la Comunidad, aunque sea autorizado, pues el mismo art. 13 3 de la misma LPH, concede esta representación exclusivamente al Presidente y solamente se permite a favor del Administrador en caso de reclamación a morosos, porque lo indica expresamente el art. 21.1 que se comentará a continuación.

Art. 21, apartado 1

La misma Ley de Propiedad Horizontal parte de la premisa de que ambos cargos son desempeñados por la misma persona, pues en otro caso no tendría mucho sentido que en este apartado del art. 21 se pueda facultar al Administrador para las acciones judiciales en el juicio monitorio y en el segundo párrafo, como se ha indicado en las competencias del Secretario, sea éste quien notifica y requiere de la deuda al moroso.

En todo caso, a quien hay que facultar en la Junta es al Administrador, sea o no Secretario para la reclamación a morosos, añadiendo al respecto que, por mi parte, no lo creo conveniente para los intereses de la Comunidad, pues si uno es “actor” no puede ser “testigo” en el mismo proceso y, sin duda, las manifestaciones de quien lleva las cuentas, por competencia legal, son en la mayor parte de los casos fundamentales, tanto en el juicio verbal como en el ordinario, que hay que seguir si existe oposición del moroso en el monitorio.

En el mismo sentido hay que señalar que, por lo menos según mi criterio, que estas facultades de representación al Administrador son válidas para el juicio monitorio y, en su caso, para el verbal cuando hay oposición si a tenor de la cantidad corresponde el mismo -hasta 6000 euros según el art. 250.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil-, pues así lo dispone el art. 8i18.2 de la misma LEC, pero no ocurre lo mismo si la cuantía adeudada es mayor, pues en este caso hay que iniciar un proceso ordinario, según el último precepto procesal citado, y aquí ya no está claro que las facultades del Administrador se mantengan. La prudencia -aunque los supuestos de una deuda mayor de 6000 euros son muy pocos-, debe ser norma de actuación del profesional, ya que no se deben dejar cabos sueltos en beneficio del moroso, en este caso sobre la representación legal de la Comunidad.

En resumen, reiterar la conveniencia de que las Comunidades de Propietarios tengan un Administrador Colegiado, que a su vez se designado igualmente Secretario, con lo cual podrá cumplir mejor con las obligaciones que la Ley de Propiedad Horizontal establece para ambos cargos y que son sustanciales para el buen funcionamiento de las Fincas.